Herr Buschmann, Herr Bücheler, was genau war der Grund, dass Sie im vergangenen Jahr dieses Projekt angingen?

Bücheler: Das alte Verfahren war einfach nicht mehr tragbar. Wir arbeiteten mit ständig neu gedruckten, händisch geführten Papierlisten im Sekretariat, an denen StuBos, Beraterinnen und das Sekretariat ohne klare Zuständigkeiten beteiligt waren. Der Prozess war umständlich, fehleranfällig und extrem ressourcenintensiv. Wenn krankheitsbedingte Ausfälle auftraten, liefen Informationen über mehrere Stellen, bevor sie die richtigen Adressaten erreichten. Das konnte so nicht weitergehen. Hinzu kam, dass wir mit Herrn Buschmann jemanden im Team haben, der StuBO Erfahrung und wirtschaftsinformatisches Know how vereint. Da lag es nahe, das Problem selbst anzupacken.

Und welchen konkreten Mehrwert bietet Ihr neues Buchungssystem jetzt im Alltag?

Buschmann: Kurz gesagt: Es macht allen das Leben leichter. Die Schüler*innen buchen Termine per QR Code am Smartphone, erhalten sofort eine Bestätigung und automatische Erinnerungen und können Termine bei Bedarf einfach verschieben oder absagen – ohne lange Kommunikationswege. Hilfreich ist zudem, dass die Klassenlehrer:innen automatisch über die Beratungsergebnisse informiert werden. Das spart Zeit und Nerven und ermöglicht es, sich auf die eigentliche Beratung zu konzentrieren. Genau das erwarten wir heute von einem modernen Prozess.

Wäre das nicht eigentlich die Aufgabe der Bundesagentur für Arbeit, so etwas anzubieten?

Buschmann: Tatsächlich kann es eigentlich nicht Aufgabe von Lehrkräften sein, ein solches Tool zu entwickeln und dann auch noch anderen Schulen zur Verfügung zu stellen – vor allem nicht bei der Arbeitsbelastung, die wir ohnehin haben. Leider werden solche oder ähnliche Lösungen aber weder zentral vom Schulministerium noch von der Arbeitsagentur angeboten. Die Schulen untereinander sind wenig vernetzt, sodass jede ihr eigenes ‚Süppchen kocht‘, hohen Eigenaufwand betreibt und meist nur Insellösungen schafft.

Hatten Sie damals Kontakt mit der Agentur für Arbeit?

Bücheler: Ehrlich gesagt: nein. Wir kennen das Schulsystem gut genug, um zu wissen, wie schwer Veränderungen umzusetzen sind. Uns war wichtig, alle Hebel in unserem Einflussbereich zu nutzen und die Situation unserer Schülerinnen und Schüler konkret zu verbessern. Deshalb haben wir die Sache konsequent selbst in die Hand genommen.

Wie geht man so etwas überhaupt an? Stand Ihnen ein Budget zur Verfügung?

Buschmann: Unsere ersten Überlegungen reichen ins Schuljahr 2021/22 zurück. Wir testeten verschiedene bestehende Lösungen, darunter Microsoft Bookings, und verschafften uns einen Marktüberblick. Schnell zeigte sich jedoch, dass viele Dienste aus Datenschutzgründen ausschieden – entscheidend war stets die Frage, wer Zugriff auf die Daten unserer Schüler:innen hat. Auch selbst gehostete Software prüften wir, doch als Lehrkräfte können wir Betrieb, Wartung und Support nicht leisten. Viele Lösungen wirkten zwar zunächst kostengünstig, doch die Folgekosten waren schwer abschätzbar, ein festes Budget hatten wir nicht. Also erstellten wir ein Pflichtenheft, definierten unsere Anforderungen und baten verschiedene Entwickler um Angebote. Mit Unterstützung der Schulleitung konnten wir im Schuljahr 2023/24 einen Entwickler beauftragen. Nach einer intensiven Testphase lief das System ab 2024/25 regulär – und das sehr erfolgreich.

Flossen in die Planung auch Ideen und Vorschläge der Schülerinnen ein?

Bücheler: Auf jeden Fall. Unsere StuBO Kollegin unterrichtet BO in der Berufsfachschule I und II und hat den Bedarf der Schüler*innen abgefragt. So konnten wir erkennen, wo sie bei ihrer Berufswahl nicht vorankommen, was ihnen hilft und was sie behindert. Diese Rückmeldungen sind direkt in die Entwicklung eingeflossen.

Wenn sich jetzt eine andere Schule für das Tool interessiert – würden Sie sie unterstützen?

Buschmann: Selbstverständlich. Nur durch Vernetzung kommen wir im System weiter. Wir stehen im engen Austausch mit der kommunalen Koordinierungsstelle und den anderen Berufskollegs im Oberbergischen Kreis und haben das System bereits in StuBO Arbeitskreisen vorgestellt. Wir teilen unser Wissen gerne.

Kontakt: Daniel Bücheler: d.buecheler@bbk.schule